Ψηφιακές Εφαρμογές Πρόγραμμα «ΠΟΛΙΤΗΣ» (Αναβάθμιση Πληροφοριακού Συστήματος Κ.Ε.Π.)
Τελευταία Ενημέρωση: 04/02/2025
Εξέλιξη Έργου
Φυσικό Αντικείμενο
Αναβάθμιση του πληροφοριακού συστήματος των Κ.Ε.Π.
Το σύστημα eΚΕΠ είναι υπεύθυνο για την υλοποίηση της εσωτερικής διαδικασίας των ΚΕΠ με το βέλτιστο δυνατό τρόπο. Μέσω αυτού, οι υπάλληλοι των ΚΕΠ διαχειρίζονται το σύνολο των αιτημάτων των πολιτών, ανεξαρτήτως της προέλευσης του αιτήματος και του τρόπου αποστολής και διεκπεραίωσης.
Μερικά από τα πιο βασικά χαρακτηριστικά και λειτουργίες του νέου συστήματος είναι:
- Ενιαία ταυτοποίηση χρηστών: Η ταυτοποίηση όλων των χρηστών στελεχών των ΚΕΠ γίνεται με κωδικούς δημόσιας διοίκησης.
- Ευελιξία στις μετακινήσεις των υπαλλήλων: Οι χρήστες έχουν τη δυνατότητα να επιλέγουν το ΚΕΠ εργασίας ανάλογα με τις υπηρεσιακές μεταβολές που προκύπτουν.
- Διαχείριση και εξουσιοδότηση χρηστών: Οι προϊστάμενοι κάθε ΚΕΠ είναι υπεύθυνοι για τη διαχείριση και εξουσιοδότηση χρηστών μέσω ειδικούυποσυστήματος.
- Διττή λειτουργία Front/Back Office: Το eΚΕΠ παρέχει στο ίδιο περιβάλλον λειτουργίες εξυπηρέτησης των πολιτών, καλύπτοντας διοικητική πληροφόρηση και διαχείριση αιτημάτων πολιτών σε δύο βασικές κατηγορίες: Ταυτοποίηση πολιτών: Παρέχει υποστήριξη στην ταυτοποίηση των πολιτών με διασταύρωση στοιχείων από διαθέσιμα μητρώα, εξασφαλίζοντας αξιόπιστη διαδικασία. Διοικητική πληροφόρηση: Παρέχει έγκυρη και ενιαία διοικητική πληροφόρηση στους πολίτες, βασιζόμενο στο Εθνικό Μητρώο Διαδικασιών, εξασφαλίζοντας καλή ενημέρωση και κατανόηση των διαθέσιμων υπηρεσιών και διαδικασιών.
- Σύστημα Διαχείρισης Υποθέσεων: Το νέο σύστημα eΚΕΠ αποτελεί ένα ενιαίο και δομημένο σύστημα διαχείρισης των αιτημάτων (υποθέσεων) των πολιτών, ανεξάρτητα από το είδος του αιτήματος και τον φορέα διεκπεραίωσης. Τα κύρια χαρακτηριστικά και λειτουργίες του συστήματος περιλαμβάνουν:
- Δομημένη Καταγραφή Αιτημάτων: Όλα τα αιτήματα καταγράφονται με ενιαία δομή βάση μιας διαδικασίας του Εθνικού Μητρώου Διαδικασιών που εξυπηρετείται από τα ΚΕΠ.
- Ταυτότητα Πολίτη: Υποστηρίζει την ταυτοποίηση των πολιτών, ανεξάρτητα από τον τρόπο παρουσίας τους (φυσική παρουσία, mykep live, εξουσιοδοτημένο πρόσωπο).
- Άντληση Πληροφοριών: Αντλεί πληροφορίες μέσω διαλειτουργικότητας με μητρώα της δημόσιας διοίκησης για εξασφάλιση ακριβούς και ενιαίας πληροφόρησης.
- Αυτοματοποιημένη Αρχειοθέτηση: Αυτοματοποιημένη διαδικασία αρχειοθέτησης των υποθέσεων για ευέλικτη και αποτελεσματική διαχείριση.
- Επικοινωνία και Σύνδεση: Αποστολή φακέλου αιτήματος στον φορέα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σύνδεση με εξωτερικές εφαρμογές.
- Εκτύπωση και Αποστολή Εγγράφων: Αρχειοθέτηση και εκτύπωση όλων των εγγράφων μιας υπόθεσης, με δυνατότητα επιλογής τρόπου παραλαβής πιστοποιητικού από τον πολίτη.
- Ενημέρωση του Πολίτη: Ενημέρωση του πολίτη για την εξέλιξη της υπόθεσης μέσω email και μηνυμάτων SMS.
- Διαχείριση Υπο-Αιτημάτων: Δυνατότητα διαχείρισης υπο-αιτημάτων για δικαιολογητικά που απαιτούνται από το αρχικό αίτημα του πολίτη.
Οι λειτουργικότητες που προσαρμόστηκαν κατ’ απαίτησιν και σε συνεννόηση με το Σωματείο ΔΙΑΖΩΜΑ στο πλαίσιο του Προγράμματος Ανασυγκρότησης της Βόρειας Εύβοιας – ΕΥΒΟΙΑ ΜΕΤΑ είναι :
- Υποσύστημα άμεσης ενημέρωσης των αποδεκτών για την πορεία και ολοκλήρωση των αιτημάτων τους. Αυτοματοποιημένη ενημέρωση για την επιτυχή συλλογή των απαραίτητων δικαιολογητικών αλλά και για την παραλαβή της τελικής πράξης, από τον ενδιαφερόμενο, με τη λογική των push notification (SMS & Email). Θα υπάρχει πρόβλεψη ώστε ο πολίτης να καταθέτει όσα δικαιολογητικά έχει στην κατοχή του κατά την ώρα της αρχικής αίτησης.
- Yποσύστημα εισροών-εκροών. Με παρακολούθηση του χρόνου διεκπεραίωσης και δυνατότητα εξαγωγής αναφορών και δεικτών παραγωγικότητας, αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας σε πραγματικό χρόνο.
- Ψηφιοποίηση Διαδικασιών που παρέχονται από τα Κέντρα Εξυπηρέτησης. Πολιτών και Δημιουργία παράλληλων ροών εργασίας για την ψηφιοποίηση, την επεξεργασία και την υποβολή αιτήσεων
Ταυτότητα του Έργου
Σκοπιμότητα / Αποτελέσματα / Ωφελούμενοι
Στόχος είναι η δημιουργία ολιστικών Κέντρων Εξυπηρέτησης Πελατών (Κ.Ε.Π.), σε κάθε Δήμο της Βόρειας Εύβοιας. Τα ΚΕΠ θα ενσωματωθούν στους Οργανισμούς Εσωτερικής Υπηρεσίας (ΟΕΥ) των Δήμων, ως οργανικές μονάδες, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στο άρθρο 31 του ν. 3013/ 2002.
Η επιδίωξη για τα νέα ολιστικά ΚΕΠ της Βόρειας Εύβοιας είναι η ένταξη νέων λειτουργιών και δυνατοτήτων και η πιλοτική εφαρμογή τους εκεί πριν την καθολική εφαρμογή τους στην επικράτεια (από την καλύτερη ενημέρωση του πολίτη για την εξέλιξη του αιτήματός του έως την αποστολή του αποτελέσματος σε αυτόν και ένταξη νέων υπηρεσιών).
Ωφελούμενοι της δράσης αυτής είναι το σύνολο της κοινωνίας μιας και με την ανάπτυξη νέων ψηφιακών συστημάτων για την απλούστευση και την ομογενοποίηση των διαδικασιών θα βελτιωθούν οι παρεχόμενες υπηρεσίες του κράτους προς τους πολίτες και τις επιχειρήσεις.